Waar andere organisaties terughoudend zijn ten tijde van deze crisis, investeert Dijkstra Voermans Advocatuur en Notariaat juist in CRM. Het kantoor – met vestigingen in Eindhoven, Rotterdam en Utrecht en een unieke strategische alliantie met BDO CampsObers Accountants & Adviseurs – wil door middel van cross selling haar clienten nog beter van dienst kunnen zijn en wil dit met behulp van ContactManager gaan realiseren. CRM is belangrijk voor de verdere professionalisering van een moderne dienstverlenende organisatie.

In deze organisaties draait het om het beheren en optimaliseren van interacties met contacten. Dit begint met een accurate gecentraliseerde contactendatabase, die het mogelijk maakt om efficiënt gebruik te maken van contactgegevens. Voor Dijkstra Voermans aanleiding een zoektocht te starten naar een ervaren gesprekspartner die een pragmatische oplossing kan bieden voor dit vraagstuk.

Na een uitgebreid selectietraject resteerden de pakketen Microsoft CRM4Legal van Client Profiles en Epona’s ContactManager.Tijdens het maken van de uiteindelijke keuze werd het volgens kantoordirecteur Kees Branderhorst duidelijk dat vooral de eenvoud van het te kiezen pakket van belang zou zijn. Door een online koppeling met de bedrijfsgegevensdatabase van de Kamer van Koophandel en de wereldwijde postcodedatabase wordt de invoer en controle van contactgegevens in ContactManager versneld en de datakwaliteit en integriteit gewaarborgd. Waar de professional zich ook bevindt, hij heeft altijd de beschikking over correcte contactgegevens, eenvoudig en efficiënt in het gebruik door de naadloze integratie met Microsoft Word, Microsoft Outlook en de verschillende mobiele apparaten zoals de BlackBerry, iPhone en Windows Mobile.

De natuurlijke afstemming van de werking van ContactManager op de dagelijkse praktijk van juristen en de mogelijkheid om direct te kunnen samenwerken met de makers van het systeem gaven uiteindelijk voor Branderhorst de doorslag. “Door de invoering van ContactManager kunnen we werken met relevante en betrouwbare content. Dat verbetert de communicatie en marketingcampagnes gericht op specifieke doelgroepen. Ook ontstaan op termijn mogelijkheden voor business development en het versterken van de cliëntenbinding.” zegt Branderhorst aanvullend. “In Epona hebben wij de juiste sparringpartner gevonden. Wij zien vol vertrouwen een succesvolle invoering van ContactManager tegemoet.”

Marjan Hermkes-van Ham van Epona: “Het getuigt van visie om deze economische crisis als kans te zien. Kantoren moeten wennen aan een markt met veel meer concurrentie en cliënten zijn meer dan ooit bereid te 'shoppen'. Relatiebeheer is op dit moment een magisch sleutelwoord dat het verschil kan maken tussen het slagen en falen van een kantoor in het pareren van de huidige malaise. Dijkstra Voermans erkent dit belang en maakt de juiste keuze op het juiste moment.

ContactManager  is ontworpen in samenwerking met juristen en marketingafdelingen van top 10 Nederlandse advocatenkantoren, waardoor het perfect voorziet in de behoefte van professionals die werkzaam zijn binnen informatie- en kennisintensieve organisaties.

Posted: June 9th, 2009 under CRM, Nationaal.
Comments: none

De crisis die iedereen raakt heeft ook toegeslagen in de advocatuur. Niet alleen bij de kantoren in de Verenigde Staten en in Engeland maar ook bij de grote kantoren in Nederland.
Maar is dit echt zo of zijn deze kantoren allemaal angstig en voorzichtig . Nederland kent eigenlijk bijna geen kantoren die zich specifiek en alleen richten op  M&A. Een kantoor die enkel leunt op transacties bij fusies zal inderdaad grote problemen (gaan) ondervinden. De grote kantoren geven zich echter sinds jaar en dag uit als “ Full Service” kantoren waarbij de kracht natuurlijk ligt bij de diversiteit in praktijkgebieden. De cliënt kan bij zo’n kantoor terecht voor alle soorten van juridisch advies. Hier hangt echter ook vaak een hoog prijskaartje aan.
In de laatste jaren hebben deze kantoren heel veel verdiend en geïnvesteerd in procesverbeteringen om cliënten nog beter te kunnen bedienen. Geïnvesteerd werd zeer zeker ook in de technische middelen om de doelstellingen te bereiken. Document Management systemen om efficiënter om te gaan met de steeds groeiende stroom aan digitale data werden geïmplementeerd. De gang naar een digitaal dossier werd ingezet. Kantoren zagen ook dat cliënten steeds mondiger werden en zelfs gingen “shoppen” om voor de beste prijs het beste kantoor te krijgen. Om toch te zorgen voor een continue stroom aan opdrachten werd binnen de grote kantoren vol ingezet op marketing en business development. Hiervoor werd geïnvesteerd in systemen die dat proces goed konden ondersteunen. CRM werd geïntroduceerd binnen de kantoren.
Er werd dus de laatste jaren flink geïnvesteerd in technische systemen waarbij efficiency, riskmanagement en cliëntmanagement centraal stond.
Maar nu slaat de crisis toe.investeringen worden uitgesteld, contracten van tijdelijke krachten worden niet verlengd en men let op de kosten.

Zoals hierboven beschreven maken de meeste grote kantoren gebruik van de juiste technologie om ook de juiste besparingen te krijgen. Waar de grote kantoren nu de hand op de knip houden zijn de kleinere kantoren met een inhaalslag bezig. Het lijkt wel of ze de kans zien om nu toe te slaan. Lagere uurtarieven, wel goede kennis en zeer cliënt gedreven. Deze inhaalslag zie je ook bij de investering in dezelfde systemen als de grotere kantoren. Systemen die bijdragen aan de professionaliteit van een kantoor, maar tevens voor kostenbesparing kan zorgen. Een voorbeeld hiervan is b.v. Kennismanagement ,iets waar kantoren in blijven investeren, zie maar de posts die eerder op legalit.nl staan over rechtsorde en Legal intelligence. Waarom. De businesscase is snel gemaakt. Hoe lang is een fee earner bezig met zoeken en het vinden van de juiste informatie, stel je voor dat dit totaal 1 uur per week korter kan, dus sneller resultaat hebben. In  cijfers is dit bij een uurtarief van 300,- en een kantoor van 30 fee earners al snel dus een besparing van €9000,-. Snel verdient lijkt me. Ook wanneer je bv de business case maakt voor een document management systeem kom je al snel tot besparingen van een aantal fte’s. Het filen van e-mail en zaakgerelateerde digitale data is nu vaak een hels karwei. Systemen zoals die van Interwoven Worksite zorgen voor een grote verbetering. Deze besparingen kunnen zelfs nog hoger oplopen dan bovenstaand voorbeeld van kennismanagement.

Wilt u weten hoe u uw kantoor kunt professionaliseren met systemen zoals gebruikt bij de wereldwijde grote kantoren maar toch ook kan zorgen voor besparende investeringen dan kan dit nu.
Indien interesse dan geef ik aan geïnteresseerde kantoren workshops hoe bovenstaande te bereiken. Onderwerpen zoals Digitaal Dossier vorming, Business Development met CRM, Kennismanagement, bewijzen en bewaren van digitale data komen aan de orde. Stuur dan een e-mail door hier te klikken

Posted: February 26th, 2009 under CRM, Document Management, Nationaal.
Comments: none

ContactManager vormt de spin in het web van informatiesystemen van advocatenkantoren. Het CRM-systeem koppelt financiële systemen met document management systemen en voorziet deze van rijke en juiste cliëntinformatie. De opbouw en werking van ContactManager is afgestemd op de dagelijkse praktijk van juridische professionals en is ontwikkeld in samenwerking met een aantal grote Nederlandse advocatenkantoren. Epona zal ContactManager in de komende weken bij Nysingh installeren. De snelheid waarmee Epona dit implementatietraject kan uitvoeren, is een van de overwegingen geweest in de uiteindelijke keuze van Nysingh voor ContactManager.Nysingh had nog geen oplossing voor CRM. De vraag naar een overzichtelijk systeem voor het beheer van cliëntgegevens kwam vanuit de gehele organisatie en het is belangrijk dat de organisatie kan groeien in het gebruik van CRM. Nysingh onderkent dat CRM niet enkel en alleen een marketinginstrument is, maar ook een manier om op een optimale manier met cliëntinformatie te werken. Juiste gegevens zijn hierbij van cruciaal belang voor het effectief functioneren van de overige noodzakelijke systemen zoals tijdschrijven en documentmanagement. ContactManager biedt precies die CRM-mogelijkheden die op dat moment passen bij de organisatie.

Na het uitschrijven van een pitch selecteerde Nysingh vijf partijen met wie zij het gesprek aanging. Roel Laumans, hoofd marketing bij Nysingh, geeft aan dat de eenvoud van ContactManager en de mogelijkheid om direct te kunnen samenwerken met de makers van het systeem van doorslaggevend belang waren bij de keuze. Ook de natuurlijke afstemming van de werking van ContactManager op de dagelijkse praktijk van advocaten ziet het advocatenkantoor als een waardevolle toevoeging.

ContactManager haalt gegevens over organisaties direct uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel en kent een unieke manier van het delen van contacten door verschillende medewerkers binnen de organisatie. Daarnaast biedt ContactManager de mogelijkheid om personen te volgen in hun loopbaan, wat voordelen oplevert voor de ontwikkeling van nieuwe zakelijke mogelijkheden.

Nysingh is onlangs door het tijdschrift Management Team in een onderzoek naar zakelijke dienstverleners uitgeroepen tot beste kantoor in de categorie advocatuur en notariaat. De organisatie scoort hoog in cliënttevredenheid en ondermeer de keuze voor ContactManager zal een extra impuls geven aan het hoge niveau van service- en dienstverlening.

Posted: December 23rd, 2008 under CRM.
Comments: none

Persbericht:

Om tegemoet te komen aan de groeiende vraag van opdrachtgevers naar hoogwaardige oplossingen en adviezen, versterkt Epona wederom haar team. Epona is gespecialiseerd in softwareconsultancy en -ontwikkeling. Marjan Hermkes-van Ham (35) is aangetrokken als senior consultant. Zij heeft veel ervaring binnen de Professional Services market en geeft een impuls aan de dienstverlening en productontwikkeling van Epona. Zij werkte eerder voor Morningstar Systems B.V. als consultant en business unit manager in deze markt. Marjan heeft zich, naast haar expertise op het vlak van document- en kennismanagement, gespecialiseerd in het begeleiden van veranderingen die ontstaan door een implementatie.

Zij is verantwoordelijk geweest voor diverse implementatietrajecten bij gerenommeerde advocatenkantoren en juridische afdelingen in binnen- en buitenland. Voor zij de stap naar consultancy maakte, werkte zij als office manager en docent voor ondermeer het Begeleidingscentrum voor Onderwijs en Opvoeding, Scheidegger Opleidingen B.V. en Van Laar Finanzberatung GmbH. Met de indiensttreding van Marjan verstevigt Epona haar positie als partner voor het adviseren van de Professional Services market op IT-gebied.  Marjan Hermkes-van Ham: “Ik verwacht voor een jonge en dynamische organisatie weer terug het veld in te mogen, dicht bij de klant te staan en deze te laten profiteren van onze gebundelde kennis. Daarnaast hoop ik een bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van Epona en de internationale ambitie van de organisatie.”  Read more »

Posted: December 8th, 2008 under CRM, Document Management, Nationaal, Top 50.
Comments: none

CRM is voor 2009 zeer "hot" en veel kantoren van heel groot tot heel klein hebben voor 2009 budget gereserveerd. Ondanks de financiele crisis zie ik binnen de Nederlandse juridische wereld geen schokkende veranderingen. Wel opvallend is dat de kleinere kantoren ( voornamelijk de niche kantoren) veel en snel investeren in nieuwe technologie. De grote vraag naar juridische dienstverlening zal zeker niet afnemen in 2009 en clienten worden veeleisender. Niet alleen in financiele zin( de bekende uurtarieven) maar ook hoe en wat voor technologie een kantoor gebruikt. Een kantoor zal meer en meer aan business Development moeten doen. Daar zijn weer "tools" voor nodig. Niet alleen voor marketing afdelingen, maar meer en meer ook voor de fee earners.

In de businessweek stond een goed stuk over CRM:

Customer Relationship Management (CRM) Software. What's the tipping point for buying CRM software? This is not a gray issue; it's black and white. It's strictly mathematical. You buy CRM software because you can mathematically prove that it will help you get more sales. How? By making sure that all quotes are being pursued to their very end. By making sure customers who haven't heard from you in the past six months are hearing from you. By making sure prospects who may in the future think about buying something you sell are hearing from you frequently enough to make them come to you first. By making sure you don't look like a dope when customers call because you don't know who communicated with them last and what problems they may be having. Think of all of all these situations you've encountered in the past three years, calculate how much revenue you've lost, and then compare that against the cost of a CRM system—and voilà! You have your answer. Here's another tipping point: You suddenly discover that the airline industry provides better customer service than your company. That's enough to make anyone take action.

Posted: December 5th, 2008 under CRM.
Comments: none

Epona maakt bekend dat op korte termijn de nieuwste versie van ContactManager (de CRM oplossing voor de juridische wereld) zal worden gelanceerd. Versie 2.0 heeft onder meer een vergaande integratie met Microsoft Outlook. Naast deze Outlook integratie zijn de Business Development en andere Marketing gerelateerde functies sterk verbeterd. De releasedatum van versie 2.0 is medio september 2008.

ContactManager 2.0 is gebouwd met de nieuwste technieken en gebaseerd op Ajax web 2.0.

Meer info volgt

Posted: July 24th, 2008 under CRM.
Comments: none

Het Amsterdamse top50 kantoor Lexence advocaten gaat Epona's ContactManager kantoorbreed inzetten als CRM oplossing. Na een succesvolle pilot waarbij tevens de integratie met Kluwer Fidura is getest zal Lexence alle medewerkers de gewenste CRM functionaliteit geven.

ContactManager is marktleider op het gebied van CRM in de juridische sector. Door integraties met o.a. Aderant Expert Desk ( CMS.Net), Kluwer Fidura, CCLaw en Trivium Fortuna is ContactManager in staat om het juiste te bieden op het gebied van CRM. Steeds meer kantoren kiezen hierdoor voor ContactManager.
Voor meer informatie: www.epona.nl

Posted: April 22nd, 2008 under CRM, Nationaal.
Comments: none

Het gerenommeerde Haags kantoor Ekelmans & Meijer kiest voor Epona's ContactManager als CRM oplossing. ContactManager zal bij Ekelmans & Meijer een integratie krijgen met het financiële systeem Fidura van Kluwer.

ContactManager is marktleider op het gebied van CRM in de juridische sector. Door integraties met o.a. Aderant Expert Desk ( CMS.Net), Kluwer Fidura, CCLaw en Trivium Fortuna is ContactManager in staat om het juiste te bieden op het gebied van CRM. Steeds meer kantoren kiezen hierdoor voor ContactManager. Voor meer informatie: www.epona.nl

Posted: April 21st, 2008 under CRM, Nationaal.
Comments: none

CRM is binnen juridisch Nederland en ver daarbuiten de laatste tijd erg hot. CRM- een heel veel gebruikte afkorting zoals: Crew Resource Management,Centralized Resource Management,Customer Relationship Management,Conceptual Reference Model,Compensating Resource Manager,Content Resource Manager,Clean Room Model,Cluster Resources Manager,Conflict Resolution Manager,Communication Resource Manager,Content Rights Manager en nog veel. Wanneer ik het over CRM heb dan heb ik het over Client Relationship Management. Waarom is CRM dan zo hot vraag je jezelf dan af. Eigenlijk om de simpele reden dat een advocatenkantoor zich steeds commerciëler moet gedragen. Waar vroeger de klanten voor juridisch advies/werk eigenlijk altijd naar het oude vertrouwde kantoor stapten is er tegenwoordig wat anders aan de hand. Klanten onderzoeken eerst welk kantoor het beste hun belangen kan behartigen. Dit is niet altijd bij degene die het goedkoopst is of degene die ze altijd zo fijn helpt. Het is ook niet meer zo dat het grootste kantoor de klanten zomaar krijgt. Natuurlijk is naam nog steeds van grote waarde maar men moet nu meer moeite doen. Door de specialisaties van veel kantoren zal men als kantoor nu ook wat aan marketing /business development moeten doen. Daarnaast dienen de fee earners nog meer aan acquisitie moeten doen. En om nu te voorkomen dat 2 of 3 fee- earners van hetzelfde kantoor dezelfde prospect of klant bellen hebben de kantoren dus tools nodig. Zo’n tool is dus zo’n CRM systeem. Read more »

Posted: January 28th, 2008 under CRM, Nationaal.
Comments: none