Het gevaar van Meta-data
Metadata, ook wel te omschrijven als "data over data", is elektronisch opgeslagen informatie over een document die niet direct te zien is.
Metadata is vaak data welke informatie geeft over bijvoorbeeld wanneer een document is gecreëerd en door wie. Informatie die vaak er niet toe doet, maar ook vaak niet voor alle ogen bestemd is. Zeker niet in de juridische wereld.
Indien deze data namelijk wel bekend is dan kan men eenvoudig identificeren wie de auteur is van document, maar ook hoeveel, door wie en wanneer er veranderingen hebben plaatsgevonden.Ook de tijd hoe lang men daadwerkelijk met het document bezig is geweest (aantal minuten "editing time" ) . Zeker dit laatste kan vervelend zijn. Stel de cliënt bekijkt de eigenschappen van het document wat deze net van zijn/haar advocaat heeft gekregen en ziet daar een “editing time” van 5 minuten staan. Ongetwijfeld zal er een discussie ontstaan wanneer de cliënt een declaratie krijgt van 5 dagen.
Ik kan me echter nog wel een paar andere zaken voorstellen die nog vervelender kunnen zijn.Het kan nl ook voorkomen ( en de praktijk zeer zeker ) dat men een document gebruikt welke eigenlijk is geschreven voor een andere cliënt en zelfs met een “verkregen model" van een ander kantoor. Wanneer men niets aan de opgeslagen meta data doet dan zal deze hoogstwaarschijnlijk er dus nog inzitten.
Posted: February 26th, 2008 under Nationaal.
Comments: none
van mijn eerdere posts beschreef ik de wens van veel fee earners om documenten op een goede manier te kunnen vergelijken. Duidelijk is dat het kunnen vergelijken van documenten een wens is van de vele fee earners en niet direct uit IT hoek komt. De kans dat een project welke deze functionaliteit aan de fee earner biedt zal slagen is dan ook zeer groot. Althans wanneer men het op een adequate manier distribueert en de fee earners een gedegen training geeft.
natuurlijk zeer interessant om te zien of Microsoft met SharePoint de juridische wereld binnendringt. Op de vraag of het kantoor plannen heeft op SharePoint te gaan inzetten gaf 29% aan dat het al in gebruik was, 48,8% heeft plannen om SharePoint te gaan gebruiken en 22,6% gaf aan dat er op dit moment geen plannen waren. Op de vraag waarvoor SharePoint gebruikt werd gaf 45,8% aan dat het gebruikt werd voor het intranet. 33,3% gaf aan dat Sharepoint werd gebruikt voor het delen van informatie. Op dit moment onderzocht 16,7% of Sharepoint te gebruiken is als Document Management Systeem (DMS). Een kleine groep ( 4,2% ) gaf aan dat alleen gebruik werd gemaakt van de proces en workflow functie van SharePoint.
Zoals bij velen bekend hebben we in Nederland een Top 50 welke KSU ieder jaar weer opmaakt.Het geeft een beeld van de grotere kantoren binnen onze landsgrenzen en is gebaseerd op het aantal fee earners.We weten echter ook dat er veel meer kantoren zijn en dat bijna 70% van het “klanten”bestand van de Orde van Advocaten uit 1 pitters bestaat.Maar hoe zit dat eigenlijk in de Verenigde Staten.Zapp data , een onderdeel van Dunn & Bradstreet heeft 2008 in kaart gebracht en dit zijn de resultaten:
Open Text Launches Case Management Framework for Microsoft Office SharePoint Server 2007New Extensions to Microsoft Office SharePoint Server 2007 Shorten Development for Creating High-End Case Management SolutionsOpen Text, a global leader in enterprise content management (ECM), said today that it is rolling out a new development framework with functional extensions to Microsoft Office SharePoint Server 2007 that can save developers significant time and money in the creation of scalable, high-end case management solutions. Open Text is demonstrating the solution, called the Open Text Case Management Framework, SharePoint Edition, this week at the Microsoft Office Systems Developer Conference in San Jose. 
Ik heb de afgelopen dagen de kans gehad om met de Interwoven Universal Search (IUS) te kunnen spelen.Een groot Amsterdams kantoor wil namelijk met 1 zoekopdracht overal kunnen zoeken. En wat wil je dan liever dan op een Google manier al je interne bronnen afspeuren.In dit geval zijn de bronnen: Interwoven Worksite, waar dus alle zaakgerelateerde data staat, Outlook/Exchange en Symantec Enterprise Vault.Naast deze bronnen hebben we ook gezorgd dat we bepaalde websites kunnen doorzoeken.Zie het als volgt: De Fee earner kan nu met 1 zoekopdracht zoeken in al deze bronnen. En dit alles gebeurt op een Google manier door de gewenste zoekopdracht maar 1 keer te specificeren. 
Lydian Lawyers te Brussel heeft Aderant Expert Back Office geselecteerd voor financieel en praktijkmanagement in haar kantoor.Timesoft maakt bekend dat Lydian Lawyers na een zorgvuldige selectie van de beschikbare alternatieven het pakket Aderant Expert Back Office heeft aangeschaft.Na enkele andere grote Belgische kantoren is Lydian Lawyers het vierde kantoor dat nu gaat starten met dit pakket.